La création d’une liste de contrôle pour la planification d’un événement est l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour garantir la réussite de votre prochain grand événement. Une liste de contrôle détaillée et structurée vous aidera à rester organisé et à vous concentrer sur la planification de tous les aspects de votre événement. Lorsque vous créez votre liste de contrôle, il y a selon les pro en organisation séminaire dans les châteaux a Lyon, certaines choses que vous ne voulez absolument pas oublier. Plus précisément, les cinq éléments les plus importants.
Lieu de l’événement
Votre liste de contrôle doit commencer par l’aspect le plus important de votre événement : le lieu. Si vous n’avez pas encore choisi de lieu, vous pouvez créer une liste de contrôle qui énumère tous les éléments importants dont vous avez besoin dans un lieu. Des éléments tels que la taille, la capacité, l’emplacement, l’éclairage et le prix sont autant de considérations importantes à prendre en compte. Si vous avez déjà choisi votre lieu de réception, vous pouvez créer des tâches pour vous assurer que tout ce qui concerne le lieu de réception est pris en charge avant l’événement. Il est important que vous vous assuriez que vous et le responsable du lieu de réunion avez réservé le lieu de réunion aux bonnes et mêmes heures. Il est également important que vous obteniez les permis nécessaires à la tenue de l’événement (si nécessaire). N’oubliez jamais qu’une liste de contrôle appropriée vous aidera à prendre soin de tout et à en garder la trace.
Logistique
La logistique est très importante. Une seule erreur de logistique et votre événement peut passer de génial à moyen. La création d’une liste de contrôle de la logistique est un excellent moyen de faire sortir toutes les informations logistiques de votre tête et de les coucher sur une feuille de papier. Voici quelques-uns des éléments à inclure :
- Circulation et stationnement
- les mesures de sécurité
- la nourriture et les boissons.
Bien entendu, il existe d’autres éléments spécifiques à votre événement que vous devrez inclure. Ce qu’il faut retenir, c’est que vous devez tout écrire et cocher les cases au fur et à mesure qu’elles sont remplies.
Recrutement du personnel
Si vous faites appel à des personnes extérieures pour vous aider à organiser votre événement, vous devez les inclure dans votre liste de contrôle. Chaque partie extérieure doit avoir ses propres tâches spécifiques. Par exemple, si vous engagez un traiteur, vous noterez toutes les tâches que vous et l’entreprise devez accomplir ensemble. Vous pouvez également inclure les informations de paiement et de contact pour vous faciliter la tâche. En adoptant ce type d’approche organisée et structurée, vous vous assurez que les parties extérieures et vous-même êtes sur la même longueur d’onde et que vous n’oubliez rien.
Liste des invités et invitations
La création d’une liste d’invités et l’envoi d’invitations demandent du temps et de la patience. L’une des parties les plus difficiles de cet aspect de la planification d’un événement est de gérer la paranoïa que vous pourriez oublier d’inviter quelqu’un. Une liste de contrôle est un moyen de s’assurer que cela ne se produise pas. Sur votre liste de contrôle, vous pouvez inclure une liste de tous vos invités et de toutes vos invitations. Si vous oubliez de créer ou d’envoyer une invitation, vous pourrez facilement corriger votre erreur car votre liste de contrôle vous indiquera que vous en avez fait une.
Spécificités du jour de l’événement
Une liste de contrôle qui comprend tout ce qui concerne le jour de l’événement proprement dit permet de concrétiser tout votre travail. Si votre liste de contrôle comprend des tâches assorties de délais, vous resterez concentré sur votre tâche et votre événement se déroulera comme prévu. Une bonne idée est de distribuer votre liste de contrôle aux travailleurs de l’événement afin qu’ils sachent exactement ce qui se passe et quand. Cela leur permettra de travailler librement et sans anxiété.
Tout mettre en place
En incluant les cinq éléments “les plus importants” mentionnés ci-dessus dans votre liste de contrôle, vous rendrez la planification de votre événement facile et amusante. Vous pourrez travailler sans avoir à vous soucier d’oublier quelque chose ou quelqu’un. Si vous avez des questions ou besoin d’aide, n’hésitez pas à contacter notre bureau pour organiser une consultation avec l’un de nos spécialistes de l’organisation d’événements.
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